De presentielijst ligt in de Statenzaal (vanaf de hoofdingang gezien aan de rechterkant) en wordt beheerd door een bode. De aanwezigheid wordt bijgehouden om te kunnen bepalen of er voldoende Statenleden aanwezig zijn (quorum) om de vergadering te openen. De lijst is ook van belang bij hoofdelijke stemmingen. Statenleden die de lijst niet hebben getekend, kunnen niet deelnemen aan de stemming. Statenleden die na aanvang van de vergadering arriveren, dienen de presentielijst direct te tekenen. Mocht u vóór de stemming de plenaire vergadering verlaten, meldt u zich dan af bij de bodetafel. We passen dan voorafgaand aan de stemming de aanwezigheidslijst aan. Zo kan de stemming ordentelijk verlopen.

Statenleden die niet aanwezig kunnen zijn, geven dit voor aanvang van de Statenvergadering door aan de griffier. Deze meldt dit bij het begin van de vergadering. Het bericht van verhindering komt in de notulen. Het wordt bij bijzondere omstandigheden op prijs gesteld bij de afmelding ook de reden van afwezigheid door te geven. Als een Statenlid, anders dan aangekondigd, toch aanwezig kan zijn, is het wenselijk ook dat aan de griffier door te geven.