Voor de drie verschillende situaties, geldt de volgende bestelwijze.

  1. Als een Statenlid namens de provincie optreedt, mag een eventueel relatiegeschenk ten laste van de provincie gebracht worden (budget PS). Werkwijze: via de fractie bestellen in Facilitor of bellen naar het Dienstenplein. Bestelde geschenken kunnen bij het Dienstenplein worden opgehaald. Facturering/betaling vindt plaats ten laste van kostenplaats 4001 (griffie). 
  2. Als de fractie gezamenlijk optreedt, dan wel (een) fractielid(leden) namens de fractie, mag de fractie een eventueel relatiegeschenk ten laste brengen van het eigen fractiebudget. Werkwijze: bestellen via Facilitor of bellen met het Dienstenplein. Aan de balie van het Dienstenplein afrekenen met pin. Er wordt een pinbon meegegeven die via het fractiebudget verrekend kan worden (declaratie penningmeester fractie).
  3. Als een Statenlid niet in de hoedanigheid van Statenlid optreedt, komt een eventueel relatiegeschenk ten laste van zijn/haar eigen onkostenvergoeding. Werkwijze: bestellen via Facilitor of bellen met het Dienstenplein. Het bestelde geschenk kan bij het Dienstenplein worden opgehaald en met pin worden afgerekend (geen facturering mogelijk).

Als een Statenlid optreedt namens de provincie (punt 1 of punt 2) is er altijd sprake van toepassing van de integriteitscode. Dit betekent, dat geschenken tot en met € 50,- zijn toegestaan als representatiegeschenk namens fractie of PS. Als het gaat om privé-uitgaven (punt 3), dan is de integriteitscode niet aan de orde.