Een vergoeding voor reis- en verblijfkosten (bedoeld voor het bijwonen van vergaderingen en ten behoeve van voor de provincie gemaakte reizen) is gebaseerd op artikel 3 en 4, Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden.

Reiskosten

U ontvangt een vergoeding van reiskosten gemaakt voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten, themavergaderingen, informatiebijeenkomsten of platform. Het gaat daarbij om de kosten verbonden aan het gebruik van Openbaar Vervoer, gebruik van een taxi, of van een eigen vervoermiddel. Ook reizen met de eigen fiets of ‘huur’fiets (OV fiets) kunnen worden gedeclareerd tegen € 0,09 ct/km., te vermeerderen met stallingskosten. Bij gebruik van Openbaar Vervoer en van een taxi ontvangt u een volledige vergoeding van in redelijkheid gemaakte noodzakelijke reiskosten. Bij gebruik van een eigen vervoermiddel ontvangt u een vergoeding van € 0,37 per gedeclareerde kilometer.

Voor opterende statenleden (fictief dienstverband) is hiervan € 0,19 onbelast; € 0,18 is fiscaal bovenmatig en wordt individueel belast. Bij niet opterende statenleden worden alle vergoedingen ‘bruto’ uitbetaald. Het statenlid moet zelf met de fiscus afrekenen bij de aangifte inkomstenbelasting.

Toegestane declarabele kosten voor ten behoeve van de provincie gemaakte reizen.

Deze lijst is niet uitputtend. Het is aan de statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. Het is vooral van belang dat er een zakelijk verband kan worden gelegd met werkzaamheden voor de provincie. Voor reiskosten geldt, net als voor de vergoeding van onkosten, dat deze bij de provincie ten laste worden gebracht op grond van de Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden. Er is dus geen ruimte om dergelijke kosten uit het fractiebudget te vergoeden. Ook moet het gaan om in redelijkheid gemaakte noodzakelijke kosten. Dit betekent bijvoorbeeld dat indien u een reiskostenvergoeding ontvangt van uw werkgever, u alleen de meerkosten in fiscale zin bij de provincie kunt declareren (geen dubbele declaraties) en het in basis gaat om maximaal te vergoeden kosten op basis van de afstand woonplaats - Statenactiviteit. Desgewenst kunt u specifieke persoonlijke situaties laten beoordelen.

Voorbeelden van declarabele kosten

  • activiteiten georganiseerd of gesponsord door de provincie en waarvoor Statenleden schriftelijk zijn uitgenodigd
  • activiteiten waarover een provinciaal orgaan tot deelname heeft besloten
  • activiteiten waarvan de betreffende Statencommissie (in meerderheid) van oordeel is dat deelname past bij het functioneren als statenlid
  • fractievergaderingen en zakelijke werkbezoeken die vanuit de fractie zijn geïnitieerd*
  • fractiebijeenkomsten/weekenden die ten behoeve van het werk als fractie worden georganiseerd*

*Toelichting kostencategorie
Hiervoor luistert de motivering nauw. Voor bijeenkomsten ten behoeve van de eerste kennismaking na de statenverkiezingen, bijeenkomsten met het oog op teambuilding, of themabijeenkomsten (op de politieke agenda van de provincie), is het zakelijk verband duidelijk te leggen. Ook een bijeenkomst met fracties van andere provincies waar gesproken wordt over bestuurlijke samenwerking, is ‘ten behoeve van de provincie’.

Voorbeelden van niet declarabel kosten

Dit geldt niet voor een reis waaraan toevallig ook een aantal leden van dezelfde fractie deelnemen, of reis- en verblijfkosten in verband met een partijcongres. Ook reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed. Dergelijke kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar voor een politieke partij.

Parkeerkosten

U hebt geen recht op vergoeding van parkeerkosten. Dergelijke kosten, evenals veer- en tolgelden, worden geacht te zijn inbegrepen in de kilometervergoeding die u ontvangt.

Verblijfskosten

De provincie verstrekt u tijdens uw zakelijk verblijf op het Provinciehuis maaltijden en consumpties. Hiertoe ontvangt u een pas, waarmee u de op het Provinciehuis (bedrijfsrestaurant) genuttigde maaltijden en consumpties kunt betalen. Het achteraf declareren van de kosten (met bonnetjes) kan hierdoor achterwege blijven. Noodzakelijke verblijfskosten die u maakt tijdens voor de provincie gemaakte reizen worden forfaitair vergoed. Verblijfkosten die u op maandagavond maakt voorafgaand aan fractievergaderingen, dient u eveneens met de genoemde pas te voldoen.

Buitenlandse excursie of reis

Provinciale Staten kunnen toestemming verlenen voor een excursie, of een reis naar het buitenland. De in redelijkheid gemaakte reis- en verblijfkosten komen voor rekening van de provincie, zie artikel 5, Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden.

Opleiding- en cursuskosten

  • Opleidingskosten
  • Gemaakte kosten voor het bijwonen van externe cursussen/congressen/seminars

Factureren onkosten

Het verdient de voorkeur om eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk te scheiden. Zorgt u er daarom voor om gemaakte kosten zoveel mogelijk direct in rekening te brengen bij de provincie. Betaling van kosten voor de uitvoering van uw taken als Statenlid vindt - bij voorkeur - plaats door rechtstreekse toezending van de factuur aan de provincie (afdeling Administraties, financiële administratie, verdieping 06-FLEX). De factuur dient voor akkoord ondertekend te zijn en voorzien van een ingevuld en ondertekend begeleidingsformulier, zie artikel 22, 23, 24 Verordening rechtspositie gedeputeerden, staten- en commissieleden. De uitbetalingen vindt u terug op uw salarisstrook.

Declareren onkosten

Heeft u de kosten uit eigen middelen voorgeschoten, dan kunt u deze declareren via het downloadbare formulier Declaratie reis- en verblijfkosten. De volgende procedure is van toepassing:

  1. Formulier Declaratie reis- en verblijfkosten invullen en ondertekenen.
  2. Fractievoorzitter tekent voor akkoord.
  3. Originele bewijsstukken bijvoegen.
  4. Aanlevering voor de 10e van iedere maand bij de Griffie (t.a.v. Tanja Heijblom).

Het is ook mogelijk om uw declaratie digitaal in te dienen. Dat kunt u zelf doen, maar u kunt het ook door een fractieondersteuner laten invullen.
Het formulier voor Statenleden vindt u hier.
Het formulier voor fractieondersteuners vindt u hier.

De uitbetalingen vindt u middels een totaalbedrag terug op uw salarisstrook. Bij een declaratie van de fractievoorzitter zelf is het niet nodig dat de griffier voor akkoord tekent. Indien u een gespecificeerd overzicht van de uitbetaling van uw declaraties wilt ontvangen, dan is het altijd mogelijk dit overzicht op te vragen bij de afdeling Administraties, medewerkster vervoer en reizen mw. Annie Schalkx (06-FLEX, ASchalkx@brabant.nl)

Meer informatie

Voor vragen over reis- en verblijfskosten kunt u telefonisch contact opnemen met de afdeling Administraties, vervoer en reizen (06-FLEX) 073 681 21 98.