Deze is landelijk bepaald en bedraagt in 2019 € 1.163,75 per maand. Tevens ontvangen Statenleden een onkostenvergoeding van € 170,17 per maand. De vergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten: representatie, vakliteratuur, excursies, bureaukosten, contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden, ontvangsten thuis en zakelijke giften. Enkele specifiek geregelde vergoedingen vallen hier niet onder, zoals kosten van bepaalde scholing en vergoeding van de kosten van het lidmaatschap van een beroepsvereniging. Ook worden ICT-middelen ter beschikking gesteld die niet ten laste komen van de onkostenvergoeding.

De onkostenvergoeding betreft een vast bedrag per maand. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste onkostenvergoeding kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd. Wanneer u gedurende een gedeelte van een maand Statenlid bent geweest, ontvangt u deze vergoedingen naar evenredigheid van de periode van uitoefening van het lidmaatschap (als ingangsdatum voor de vergoeding geldt de dag van beëdiging) in de bedoelde maand. De vergoeding wordt in maandelijkse termijnen verstrekt. De onkostenvergoeding wordt gehalveerd gedurende de periode van tijdelijk ontslag van het Statenlid wegens zwangerschap en bevalling of ziekte.

Indien u een uitkering ontvangt in verband met gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, kan op uw verzoek de vergoeding voor de werkzaamheden worden verlaagd. Hiermee kan worden voorkomen dat u naar een lager arbeidsongeschiktheidspercentage wordt uitbetaald.

Toelage fractievoorzitter

Voor de duur van de uitoefening van het fractievoorzitterschap wordt de vergoeding van de werkzaamheden verhoogd met een toelage van € 70 per maand, vermeerderd met € 10 voor elk statenlid dat de fractie kent, de fractievoorzitter zelf niet meegerekend. De toelage bedraagt ten hoogste € 150 per maand.

Fictief werknemerschap

Statenleden kunnen aan het begin van hun Statenlidmaatschap aangeven of zij al dan niet kiezen voor het zogenaamde fictieve werknemerschap (‘Opting-in’). Als u hiervoor kiest, wordt maandelijks loonheffing ingehouden. Statenleden die niet kiezen voor het fictieve werknemerschap moeten alle ontvangsten verantwoorden als winst en kunnen de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. De status van Opting-in kan tussentijds door middel van het hiervoor bestemde formulier gewijzigd worden. De wijziging heeft dan toekomstige werking.

Vergoeding reis- en verblijfkosten

Een statenlid heeft ten laste van de provincie aanspraak op vergoeding van: a. Reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van provinciale staten en commissies, en b. reis- en verblijfkosten voor reizen zowel binnen de provincie als daarbuiten, gemaakt voor de uitoefening van de functie.

In de Verordening rechtspositie politieke ambtsdragers Noord-Brabant is bepaald wat onder vergaderingen van een commissie wordt verstaan. Onder dergelijke vergaderingen wordt tevens verstaan: themabijeenkomsten, rondvraagmomenten en woordvoerdersoverleggen.

Vergoed worden de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer of bij gebruik van een eigen auto. Onder openbaar vervoer wordt verstaan voor een ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, tram, of via een geleidesysteem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot. Een taxi valt niet onder het begrip openbaar vervoer. Het is mogelijk voor het reizen per openbaar vervoer een NS-Business Card aan te vragen. Dat kan met het hiervoor beschikbare formulier en bijbehorende richtlijnen voor het gebruik.

Bij gebruik van de eigen auto wordt het maximale bedrag vergoed dat een werkgever per kilometer fiscaal onbelast mag vergoeden aan een werknemer. Dat is € 0,19 per kilometer (peildatum 1 april 2019).

Om in aanmerking te komen voor een kilometervergoeding moeten Statenleden een declaratieformulier invullen. Dit formulier en aanwijzingen over de routing is te vinden op BrainPS. Statenleden kunnen het declaratieformulier, voorzien van de eigen handtekening en die van de fractievoorzitter, inleveren bij de medewerkers Vervoer en Reizen, afdeling Administraties, 06-FLEX.Voor fractievoorzitters loopt de mede-ondertekening van de declaratie via een lid van dezelfde fractie; in geval van een éénmansfractie wordt de declaratie medeondertekend door een aan die fractie toegevoegd burgerlid.

Verblijfskosten

Als een vergadering zich uitstrekt over twee aaneengesloten dagen kunnen Statenleden overnachten in de omgeving van het provinciehuis. In de uitnodiging voor de vergadering staat dit expliciet vermeld. Statenleden die hiervan gebruik willen maken moeten dit tijdig kenbaar maken bij de griffie. Bij een aantal activiteiten zorgt de griffie ervoor dat een lunch of avondmaaltijd beschikbaar is. Statenleden beschikken bovendien over een pasje waarmee ze gebruik kunnen maken van het personeelsrestaurant. Twee keer per jaar wordt een overzicht van gedeclareerde kosten gepubliceerd op brabant.nl.

Verzekeringen

a. Ziektekostenverzekering

Statenleden ontvangen een tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering van € 107,10 per jaar (bij tussentijds aantreden (vanaf datum beëdiging) naar rato).

De hoogte van dit bedrag is gekoppeld aan de rechtspositie van het personeel werkzaam bij de sector Rijk. Indien hier wijzigingen in optreden, wordt dit bedrag overeenkomstig gewijzigd. Als dat het geval is wordt u via Brain PS geïnformeerd.

b. Verzekering arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden

Eenmaal per jaar ontvangt het statenlid € 1.163,75 (gelijk aan de vergoeding voor één maand voor de werkzaamheden) om voorzieningen te kunnen treffen ter zake van arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden. Dit bedrag wordt per 1 januari van elk jaar geïndexeerd. Dit bedrag wordt in de maand januari aan u uitbetaald.

Deze vergoeding is niet van toepassing op een statenlid dat is benoemd in een plaats die is opengevallen als gevolg van het tijdelijk ontslag van een statenlid wegens zwangerschap en bevalling of ziekte (artikel X 12 Kieswet).

Tegemoetkoming bij structurele functionele beperking

Indien sprake is bij u van een structurele functionele beperking (naar oordeel van een arts), dan hebt u op aanvraag – onder voorwaarden - recht op een voorziening dan wel een financiële tegemoetkoming voor de bekostiging van specifieke voorzieningen. U kunt hierbij denken aan spraakapparatuur. De voorziening moet proportioneel zijn en mag niet reeds uit anderen hoofde zijn toegekend of vergoed. Een aanvraag daartoe kunt u indienen bij Gedeputeerde Staten. Neemt u bij vragen over dit onderwerp contact op met de Griffie.

Geschikte vervoersvoorziening bij tijdelijke functionele beperking

Indien u een tijdelijke functionele beperking heeft en niet in staat bent met het openbaar vervoer of met eigen vervoer te reizen, kunt u op kosten van de provincie gebruik maken van een voor de beperking geschikte vervoersvoorziening. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een gebroken been. Provinciale Staten beoordeelt of de gewenste vervoersvoorziening geschikt geacht kan worden en door de provincie kan worden vergoed of ter beschikking gesteld.

Reiskosten

U ontvangt een vergoeding voor reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van provinciale staten en commissies, themabijeenkomsten, rondvraagmomenten en woordvoerdersoverleggen. Daarnaast ontvangt u als statenlid een vergoeding voor reis- en verblijfkosten voor reizen zowel binnen de provincie als daarbuiten, gemaakt voor de uitoefening van de functie.

Toegestane declarabele kosten voor ten behoeve van de provincie gemaakte reizen.

Deze lijst is niet uitputtend. Het is aan de statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. Het is vooral van belang dat er een zakelijk verband kan worden gelegd met werkzaamheden voor de provincie (‘gemaakt voor de uitoefening van de functie’). Voor reiskosten geldt, net als voor de vergoeding van onkosten, dat deze bij de provincie ten laste worden gebracht op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers. Er is dus geen ruimte om dergelijke kosten uit het fractiebudget te vergoeden. Ook moet het gaan om in redelijkheid gemaakte noodzakelijke kosten. Dit betekent bijvoorbeeld dat indien u een reiskostenvergoeding ontvangt van uw werkgever, u alleen de meerkosten in fiscale zin bij de provincie kunt declareren (geen dubbele declaraties) en het in basis gaat om maximaal te vergoeden kosten op basis van de afstand woonplaats - Statenactiviteit. Desgewenst kunt u specifieke persoonlijke situaties laten beoordelen.

Voorbeelden van declarabele kosten

  • activiteiten georganiseerd of gesponsord door de provincie en waarvoor Statenleden schriftelijk zijn uitgenodigd;
  • activiteiten waarover een provinciaal orgaan tot deelname heeft besloten;
  • fractievergaderingen en zakelijke werkbezoeken die vanuit de fractie zijn geïnitieerd*;
  • fractiebijeenkomsten/weekenden die ten behoeve van het werk als fractie worden georganiseerd*.

*Toelichting kostencategorie Hiervoor luistert de motivering nauw. Voor bijeenkomsten ten behoeve van de eerste kennismaking na de statenverkiezingen, bijeenkomsten met het oog op teambuilding, of themabijeenkomsten (op de politieke agenda van de provincie), is het zakelijk verband duidelijk te leggen. Ook een bijeenkomst met fracties van andere provincies waar gesproken wordt over bestuurlijke samenwerking, is ‘ten behoeve van de provincie’.

Voorbeelden van niet declarabele kosten

Dit geldt niet voor een reis waaraan toevallig ook een aantal leden van dezelfde fractie deelnemen, of reis- en verblijfkosten in verband met een partijcongres. Ook reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed. Dergelijke kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar voor een politieke partij.

Parkeerkosten

Bij dienstreizen – andere reizen dan de vergaderingen van provinciale staten die u als statenlid maakt - worden parkeer-, veer- en tolkosten vergoed. Ingeval van woon-werkverkeer – reizen die u maakt om de vergaderingen van provinciale staten bij te wonen - worden enkel tol- en veergelden vergoed, geen parkeerkosten. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de parkeervoorzieningen voor Staten- en commissieleden op het parkeerterrein van het provinciehuis, als onderdeel van de Brabantse gastvrijheid, goed zijn ingericht.

Boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren worden niet vergoed.

Verblijfskosten

De provincie verstrekt u tijdens uw zakelijk verblijf op het Provinciehuis maaltijden en consumpties. Hiertoe ontvangt u een pas, waarmee u de op het Provinciehuis (bedrijfsrestaurant) genuttigde maaltijden en consumpties kunt betalen. Het achteraf declareren van de kosten (met bonnetjes) kan hierdoor achterwege blijven. Noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfskosten die u maakt in verband met reizen voor de uitoefening van de functie, worden vergoed. Verblijfkosten die u op maandagavond maakt voorafgaand aan fractievergaderingen, dient u eveneens met de genoemde pas te voldoen.

Het is aan de statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. De begrenzing van de vergoeding zit hem erin dat het niet alleen moet gaan om daadwerkelijk gemaakte kosten, maar ook dat deze kunnen worden aangemerkt als noodzakelijk en redelijkerwijs gemaakt.

Kosten scholing

Kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie komen ten laste van de provincie. Hierbij kunt u denken aan deelname aan congressen en opleidingen. Deze kosten hoeft u dus niet voor eigen rekening te nemen of te betalen uit de onkostenvergoeding. Overigens kan de provincie ook zelf dit soort scholing (laten) verzorgen. Hierover wordt u dan [via…]geïnformeerd. Ook deze kosten komen ten laste van de provincie.

Partijpolitieke scholing komt niet voor vergoeding in aanmerking. De inhoud van de scholing is bepalend of deze al dan niet partijpolitiek georiënteerd is. Wanneer scholing verzorgd wordt door een politieke partij, betekent dat niet automatisch dat die scholing partijpolitiek-georiënteerd is. Om voor kostenvergoeding in aanmerking te komen moet u motiveren dat het gaat om functiegerichte scholing. Scholing is functiegericht als deze beoogt de voor de functie benodigde vakkennis en vaardigheden te verwerven dan wel actueel te houden. Scholing is partijpolitiek georiënteerd als deze geheel of gedeeltelijk tot doel heeft u op te leiden in het gedachtegoed van uw partij.

Indien u scholing wenst die niet door of namens de provincie wordt verzorgd of aangeboden, dient u daartoe vooraf een gemotiveerde aanvraag in te dienen bij Provinciale Staten. Voegt u daar ook inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie bij. De kosten komen voor rekening van de provincie als deelname naar oordeel van Provinciale Staten van belang is in verband met de vervulling van de functie van Statenlid.

Factureren onkosten

Het verdient de voorkeur om eigen middelen en publieke middelen zoveel mogelijk te scheiden. Zorgt u er daarom voor om gemaakte kosten zoveel mogelijk direct in rekening te brengen bij de provincie. Betaling van kosten voor de uitvoering van uw taken als Statenlid vindt - bij voorkeur - plaats door rechtstreekse toezending van de factuur aan de provincie (factureren@brabant.nl / afdeling Administraties, financiële administratie, verdieping 06-FLEX). De factuur dient voor akkoord ondertekend te zijn, zowel door uzelf als door de fractievoorzitter. Als u zelf de fractievoorzitter bent, dient u het te laten ondertekenen door iemand uit uw fractie.

Declareren onkosten

Heeft u de kosten uit eigen middelen voorgeschoten, dan kunt u deze declareren via het downloadbare formulier Declaratie reis- en verblijfkosten. De volgende procedure is van toepassing:
1.Formulier Declaratie reis- en verblijfkosten invullen (bij voorkeur digitaal) en ondertekenen.
2.Fractievoorzitter tekent voor akkoord. Als u zelf de fractievoorzitter bent, dient u het te laten ondertekenen door iemand uit uw fractie.
3.Originele bewijsstukken bijvoegen.
4.Aanlevering voor de 10e van iedere maand bij de Griffie. Dan wordt uw declaratie normaliter nog dezelfde maand uitbetaald.

Declaraties dienen uiterlijk vóór 31 januari van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de declaratie betrekking heeft, te zijn verantwoord bij de Griffie.
Het is ook mogelijk om uw declaratie digitaal in te dienen.
Het declaratieformulier reis- en verblijfkosten voor Statenleden vindt u hier.

De uitbetalingen vindt u middels een totaalbedrag terug op uw salarisstrook. In geval van een éénmansfractie of indien de declaratie de fractievoorzitter betreft, vindt medeondertekening van het declaratieformulier plaats door een aan die fractie toegevoegd burgerlid, respectievelijk een ander lid van de fractie.. Indien u een gespecificeerd overzicht van de uitbetaling van uw declaraties wilt ontvangen, dan is het altijd mogelijk dit overzicht op te vragen bij de afdeling Administraties, medewerkster vervoer en reizen mw. Annie Schalkx (06-FLEX, ASchalkx@brabant.nl). Vermeldt u bij de aanvraag op welke periode het overzicht betrekking heeft.

Indien u een NS-Business Card hebt aangevraagd voor het reizen per openbaar vervoer, vindt verantwoording van de reiskosten plaats door ondertekening van de door de Nederlandse Spoorwegen verstrekte overzichten van met deze kaart gemaakte reizen. Het overzicht dient u voor akkoord te laten mede-ondertekenen door de fractievoorzitter, dan wel door een aan de fractie toegevoegd burgerlid (éénmansfractie) of door een ander lid van de fractie (indien u zelf fractievoorzitter bent).

Meer informatie

Voor vragen over reis- en verblijfskosten kunt u telefonisch contact opnemen met de afdeling Administraties, vervoer en reizen (06-FLEX) 073 681 21 98.

Contact

Vergoeding Statenlidmaatschap en onkostenvergoeding