De presentielijst ligt in de Statenzaal (vanaf de hoofdingang gezien aan de rechterkant) en wordt beheerd door een bode. De aanwezigheid wordt bijgehouden om te kunnen bepalen of er voldoende Statenleden aanwezig zijn (quorum) om de vergadering te openen. De lijst is ook van belang bij hoofdelijke stemmingen. Statenleden die de lijst niet hebben getekend, kunnen niet deelnemen aan de stemming. Statenleden die na de start van de vergadering arriveren, dienen de presentielijst direct te tekenen. Mocht u vóór de stemming de plenaire vergadering verlaten, meldt u zich dan af bij de bodetafel. We passen dan voorafgaand aan de stemming de aanwezigheidslijst aan. Zo kan de stemming op de juiste manier verlopen.
Als u niet aanwezig kunt zijn, dan geeft u dit voor aanvang van de Statenvergadering door aan de griffier. Deze meldt de verhinderingen bij de start van de vergadering. Het bericht van verhindering komt in de notulen te staan. Het wordt bij bijzondere omstandigheden op prijs gesteld als u bij uw afmelding ook de reden van afwezigheid doorgeeft. Als u toch aanwezig kunt zijn, vragen wij u dit door te geven aan de griffier.