Besloten vergadering

Uitgangspunt is dat vergaderingen van Provinciale Staten in het openbaar worden gehouden. Als uitzondering op de openbare Statenvergadering biedt de Provinciewet de mogelijkheid een besloten vergadering te houden (tenzij het een nader in de Provinciewet beschreven onderwerp betreft).

Hierbij dienen Provinciale Staten de afweging te maken of de belangen die beschermd worden door het sluiten van de deuren zo zwaarwegend zijn, dat het belang van de openbaarheid van de vergadering daarvoor moet wijken. Het besluit om besloten te vergaderen wordt in een openbare vergadering genomen. Een besloten vergadering wordt dus altijd voorafgegaan door en vervolgd met een openbaar deel.

Een besloten vergadering wil zeggen dat geen publiek aanwezig is (ook geen pers en burgerleden). Er is automatisch sprake van een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in een besloten vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De verplichting duurt voort, totdat Provinciale Staten haar opheffen. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij Provinciale Staten besluiten de verplichting tot geheimhouding op te heffen. Het feit dat een vergadering besloten is en dus een verplichting tot geheimhouding geldt, maakt ook dat de besluitenlijst niet openbaar wordt gemaakt.