Vergoeding reis- en verblijfskosten

Uitleg en toelichting vergoeding reis- en verblijfkosten voor Statenleden.

Reiskosten

Een Statenlid heeft ten laste van de provincie aanspraak op vergoeding van:

• reiskosten voor het bijwonen van vergaderingen van provinciale staten en commissies;
• reiskosten voor reizen zowel binnen de provincie als daarbuiten, gemaakt voor de uitoefening van de functie.

Ad a. Onder vergaderingen van een commissie wordt tevens verstaan: themabijeenkomsten, rondvraagmomenten, bijeenkomsten van de Commissie sturen en verantwoorden, platforms en werkgroepen.

Ad b. Het is vooral van belang dat er een zakelijk verband kan worden gelegd met werkzaamheden voor de provincie (‘gemaakt voor de uitoefening van de functie’). Voor reiskosten geldt, net als voor de vergoeding van onkosten, dat deze bij de provincie ten laste worden gebracht op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Regeling rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers. Er is dus geen ruimte om dergelijke kosten uit het fractiebudget te vergoeden. Ook moet het gaan om in redelijkheid gemaakte noodzakelijke kosten. Dit betekent bijvoorbeeld dat indien u een reiskostenvergoeding ontvangt van uw werkgever, u alleen de meerkosten in fiscale zin bij de provincie kunt declareren (geen dubbele declaraties) en het in basis gaat om maximaal te vergoeden kosten op basis van de afstand woonplaats - Statenactiviteit. Desgewenst kunt u specifieke persoonlijke situaties laten beoordelen.

Voorbeelden van declarabele en niet declarabele kosten:

Voorbeelden van declarabele kosten zijn:

• activiteiten georganiseerd of gesponsord door de provincie en waarvoor Statenleden schriftelijk zijn uitgenodigd;
• activiteiten waarover een provinciaal orgaan tot deelname heeft besloten;
• fractievergaderingen en zakelijke werkbezoeken die vanuit de fractie zijn geïnitieerd*;
• fractiebijeenkomsten/weekenden die ten behoeve van het werk als fractie worden georganiseerd*.

*Toelichting kostencategorie

Hiervoor luistert de motivering nauw. Voor bijeenkomsten ten behoeve van de eerste kennismaking na de statenverkiezingen, bijeenkomsten met het oog op teambuilding, of themabijeenkomsten (op de politieke agenda van de provincie), is het zakelijk verband duidelijk te leggen. Ook een bijeenkomst met fracties van andere provincies waar gesproken wordt over bestuurlijke samenwerking, is ‘ten behoeve van de provincie’.

Dit geldt niet voor een reis waaraan toevallig ook een aantal leden van dezelfde fractie deelnemen, of reis- en verblijfkosten in verband met een partijcongres. Ook reiskosten voor verkiezingsactiviteiten vallen nadrukkelijk niet onder de reiskosten die worden vergoed. Dergelijke kosten worden niet gemaakt ten behoeve van de provincie, maar voor een politieke partij.

Vergoed worden de kosten voor het gebruik van openbaar vervoer of het gebruik van ieder eigen vervoersmiddel, bijvoorbeeld een eigen auto, fiets of motorfiets. Onder openbaar vervoer wordt verstaan voor een ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, tram, of via een geleidesysteem voortbewogen voertuig dan wel met een veerpont of een veerboot. Een taxi valt niet onder het begrip openbaar vervoer.

Voor buitenlandse reizen geldt dat die in de kern niet wezenlijk anders zijn dan andere dienstreizen. Er zijn wel specifieke aandachtspunten die voortvloeien uit integriteitsoverwegingen. Die zijn benoemd in (artikel 6 van) de Gedragscode integriteit leden van Provinciale Staten Noord-Brabant 2023. Zo hebt u als Statenlid vooraf toestemming nodig van het presidium als u het voornemen hebt uit hoofde van uw functie een buitenlandse reis te maken of bent uitgenodigd voor een buitenlandse reis of werkbezoek op kosten van derden.

Bij gebruik van een eigen vervoersmiddel wordt het maximale bedrag vergoed dat een werkgever per kilometer fiscaal onbelast mag vergoeden aan een werknemer. Dat is € 0,23 per kilometer (peildatum 1 januari 2024).

Parkeerkosten

Parkeer-, veer- en tolkosten worden vergoed.  Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat de parkeervoorzieningen voor Staten- en commissieleden op het parkeerterrein van het provinciehuis, als onderdeel van de Brabantse gastvrijheid, goed zijn ingericht.

Boetes en naheffingsaanslagen voor parkeren worden niet vergoed.

Verblijfskosten

De provincie verstrekt u tijdens uw zakelijk verblijf op het Provinciehuis maaltijden en consumpties. Hiertoe ontvangt u een pas, waarmee u de op het Provinciehuis (bedrijfsrestaurant) genuttigde maaltijden en consumpties kunt betalen. Het achteraf declareren van de kosten (met bonnetjes) kan hierdoor achterwege blijven. Verblijfkosten die u op maandagavond maakt voorafgaand aan fractievergaderingen, dient u eveneens met de genoemde pas te voldoen.

Noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte werkelijke verblijfskosten die u maakt in verband met reizen voor de uitoefening van de functie, worden vergoed. Het is aan de Statenleden en hun fracties zelf om hier een verantwoorde invulling aan te geven. De begrenzing van de vergoeding zit hem erin dat het niet alleen moet gaan om daadwerkelijk gemaakte kosten, maar ook dat deze kunnen worden aangemerkt als noodzakelijk en redelijkerwijs gemaakt. Indien daar redelijkerwijs aanleiding voor is, kunnen ook verblijfskosten vergoed worden in geval van het bijwonen van een vergadering van Provinciale Staten.

Declareren onkosten

Heeft u de kosten uit eigen middelen voorgeschoten, dan kunt u deze declareren via de digitale formulieren:

Statenleden

Declaraties over 2025: Declaratieformulier Statenleden 2025

Burgerleden

Declaraties over 2025: Declaratieformulier burgerleden 2025

Procedure

• Digitaal formulier Declaratie reis- en verblijfkosten invullen en ondertekenen.
• Gescande bewijsstukken bijvoegen.
• Fractievoorzitter krijgt een melding om akkoord te geven. In geval van een éénmansfractie of indien de declaratie de fractievoorzitter betreft, vindt accordering van het declaratieformulier plaats door een aan die fractie toegevoegd burgerlid, respectievelijk een ander lid van de fractie.
• Formulieren die voor de 10de van de maand zijn ingediend en goedgekeurd worden normaliter nog dezelfde maand uitbetaald.

Declaraties dienen uiterlijk vóór 31 januari van het jaar volgend op het kalenderjaar waarop de declaratie betrekking heeft, te zijn verantwoord bij de griffier. Dit geldt ook voor declaraties door burgerleden voor het bijwonen van themabijeenkomsten, rondvraagmomenten, bijeenkomsten van commissies, zoals de Commissie sturen en verantwoorden (door de leden en plaatsvervangend leden), platforms en werkgroepen.

De uitbetalingen vindt u middels een totaalbedrag terug op uw salarisstrook. Indien u een gespecificeerd overzicht van de uitbetaling van uw declaraties wilt ontvangen, dan is het altijd mogelijk dit overzicht op te vragen via de griffie. Vermeldt u bij de aanvraag op welke periode het overzicht betrekking heeft.

Indien u een NS-Business Card hebt aangevraagd voor het reizen per openbaar vervoer, vindt verantwoording van de reiskosten plaats door ondertekening van de door de Nederlandse Spoorwegen verstrekte overzichten van met deze kaart gemaakte reizen. Het overzicht dient u voor akkoord te laten medeondertekenen door de fractievoorzitter, dan wel door een aan de fractie toegevoegd burgerlid (éénmansfractie) of door een ander lid van de fractie (indien u zelf fractievoorzitter bent).

Meer informatie

Voor vragen over reis- en verblijfskosten kunt u contact opnemen met de griffie via 073 681 22 78 of [email protected].